ОФИС МЕНИДЖЪР
Ототон расте бързо. А когато една компания расте, зад добрата работа на екипите стоят десетки малки и големи неща, които трябва да се случат точно и навреме.
Срещи. Доставки. Документи. Пътувания. Събития. Доставчици. Консумативи. Административни задачи. И онези ситуации, които никой не е планирал, но някой трябва просто да организира и реши.
Затова търсим Офис Мениджър – организиран, инициативен и надежден човек, който обича реда, вижда какво трябва да бъде направено и поема отговорност то да се случи.
Търсим не просто човек, който изпълнява задачи, а човек, на когото можем спокойно да кажем: „Това е при теб.“ И да знаем, че ще бъде доведено докрай.
Защо тази роля е важна?
За да могат всички останали да вършат работата си добре, някой трябва да се погрижи нещата зад кулисите да работят добре.
Ти ще бъдеш човекът, който ще следи офисът, доставките, пътуванията, събитията, административните задачи и комуникацията с външни партньори да се случват навреме и без излишно усложняване.
Каква е ролята?
Ще бъдеш естествена точка за контакт за колегите по въпроси, свързани с офиса и административната организация.
Основните ти отговорности ще включват:
- цялостна организация на ежедневната работа и средата в централния офис;
- координация с доставчици, сервизни компании и външни партньори;
- поръчка и проследяване на офис консумативи, техника, мебели и други материали;
- организация на куриерски пратки, кореспонденция и доставки;
- администриране на социални придобивки – допълнително здравно осигуряване, MultiSport и други;
- организация на служебни пътувания – самолетни билети, транспорт, хотели и съпътстваща логистика;
- организация на срещи, обучения, фирмени инициативи и вътрешни събития;
- работа с договори, фактури, административни документи и архив;
- административна и организационна подкрепа на мениджърския екип;
- съдействие на различните отдели при текущи организационни въпроси;
- проследяване на срокове и задачи, свързани с офис администрацията;
- откриване и решаване на възникнали организационни проблеми;
- търсене на по-лесни, по-бързи и по-добри начини за организиране на ежедневната работа.